SIX Exchange Regulation AG Schweizer Börsenüberwacher digitalisiert das Geschäft mit DMS und Workflows

Eine dezentrale Ablage in verschiedenen Datensilos, ein hoch komplexes Berechtigungsmanagement und teils physische Archivierung von Dokumenten kennzeichneten die Ausgangslage der SER. Die Prozesse innerhalb der verschiedenen Fachbereiche waren sehr individuell und wenig automatisiert. Die heterogene Systemlandschaft erschwerte die übergreifende Koordination der Teams.

Nach der Analyse der IST-Situation und der Aufnahme der Anforderungen der einzelnen Bereiche in verschiedenen Workshops wurde in einem mehrstufigen Auswahlverfahren ein Enterprise Content Management System inklusive passendem Implementationspartner evaluiert. Mit der Einführung des neuen Systems wird der effiziente und moderne Betrieb über alle Geschäftsprozesse sichergestellt. Die neue Lösung unterstützt die SER auch dabei, die Compliance Vorgaben der SIX Gruppe und die regulatorischen Vorschriften der FINMA umzusetzen.

Die Einführung des Entreprise Content Management Systems bietet SER zahlreiche Verbesserungen. Die zentrale Ablage aller Dokumente und deren Anreicherung mit Meta-Daten erleichtern die Auffindbarkeit und Klassifikation von Informationen, bieten klare Strukturen und fördern die Transparenz. Die Informationen für bereichsübergreifende Reportings müssen nun nicht mehr in mühseliger Kleinstarbeit zusammengesucht werden, sondern sind direkt abrufbar. Die digitale Prozesssteuerung über Workflows erlaubt es, die einzelnen Prozessschritte zu standardisieren und lückenlos zu protokollieren. Dies garantiert, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderung vorgenommen hat und in welchem Schritt sich der Prozess befindet. Die digitale Archivierung der Dokumente erlaubt Kosteneinsparungen im Vergleich zur physischen Archivierung.