Pädagogische Hochschule Thurgau Modernes Dokumentenmanagement für die PHTG

Das kantonale Gesetz über Aktenführung und Archivierung (ArchivG) regelt im Kanton Thurgau seit dem Inkrafttreten vom 01.01.2021 für die öffentlichen Organe und somit auch für die PHTG die Aktenführung und die Übergabe archivwürdiger Dokumente an das Staatsarchiv. Da die PHTG heute weder über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) noch eine Geschäftsverwaltungslösung (GEVER) verfügt, hat die PHTG entschieden, eine Lösung und einen Implementationspartner im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung zu evaluieren. Metagon wurde von der PHTG beauftragt, die Evaluation im selektiven Submissionsverfahren durchzuführen.

In zahlreichen Workshops wurden gemeinsam mit der PHTG die Anforderungen und Ziele an die neue Lösung aufgenommen sowie die wichtigsten Use Cases erfasst. Ebenfalls wurden die Umsysteme ermittelt und eine Soll-Applikationsarchitektur entworfen. Diese beschreiben, welche Applikationen an die neue Lösung angebunden werden sollen. Basierend auf dieser Erkenntnis wurden die Eignungs- und Zuschlagkriterien für die Präqualifikation definiert und auf simap.ch publiziert. Nach der Bewertung der Teilnahmeanträge durch das Projektteam wurden die geeigneten Anbieter zur Offerteinreichung eingeladen. Zusätzlich mussten die Anbieter ihre Lösungen anhand der vorgegebenen Use Cases präsentieren. Dies erlaubte es der PHTG, die Lösungen realitätsnah und transparent vergleichen zu können. Die eingereichten Offerten wurden anhand der Zuschlagskriterien analysiert und bewertet. Die Lösung mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis wurde selektiert.

Mit dem organisationsübergreifenden DMS inklusive GEVER kann die PHTG die Vorgaben des revidierten Datenschutzgesetzes vollständig erfüllen. Das moderne und zentrale Geschäftsverwaltungssystem ermöglicht eine effiziente Dokumentenablage und sorgt damit für eine vereinfachte Suche nach Informationen über die relevanten Bereiche.